Fichas de automatización
para las seis etapas sin cubrir

Especificación lista para pasar a Apps Implantadores. Cubre Contactado, Pendiente Firma, Señalizado, Obra Iniciada, Perdido y Cancelada — las etapas que hoy no tienen ninguna automatización registrada.

Propuesta · v1 · Septiembre 2026 · Org 20107503003 (EU)

Automatizaciones de mensajería

Etapas en las que hoy el cliente no recibe nada. Parte de las plantillas ya están redactadas en el trabajo de WhatsApp; el resto son nuevas y hay que enviarlas a 360dialog.

P10 Petición de fotos y medidas del baño 2. Contactado

Sustituye a la antigua P1. Cubre el mismo hueco — dejar rastro escrito justo después de la llamada — y además trae al comercial las fotos y las medidas antes de hablar de la visita. El mensaje no menciona ni visita ni coste: es un paso de preparación de la propuesta.

Módulo
Posibles clientes
Disparador
Creación o edición del registro
Condición
Fase lead = 2. Contactado Y opt-in de WhatsApp marcado
Acción
Enviar plantilla WhatsApp con el enlace al formulario de Zoho Forms
Momento
Inmediato, para que llegue mientras el cliente recuerda la llamada
Merge
${Posibles clientes.Nombre de Posible cliente}
Texto propuesto
Hola {nombre}, encantados de haberte atendido. Para preparar tu propuesta necesitamos ver cómo está tu baño ahora: envíanos 3 fotos y las medidas aquí, te lleva un par de minutos. {enlace}
Estado
Plantilla nueva, pendiente de 360dialog. Requiere además el formulario y los campos de CRM.
El formulario, en Zoho Forms, no por WhatsApp. T225 captura texto de un mensaje entrante, pero recoger imágenes por esa vía es bastante más frágil. Zoho Forms ya está conectado a CRM por webhook (T63). El formulario lleva: subida de 2–3 fotos (baño completo, zona de bañera, puerta de entrada), ancho, largo y alto en campos numéricos separados, y un campo oculto con el ID del registro para que la respuesta se enganche sola.
Los campos tienen que sobrevivir a la conversión. El checkbox Documentación recibida y las medidas nacen en Posibles clientes, pero quien los lee es la regla de Pendiente Pago, ya en Tratos. Hay que mapearlos explícitamente en la conversión lead→trato. Si no, al convertirse el registro se pierden y la secuencia de cobro no sabrá que el cliente ya envió las fotos. Es un fallo que no aparece en pruebas manuales y sí en producción.
Pendiente de decidir: si el formulario se manda a todos los leads contactados o solo a determinadas provincias o tipos de reforma. Mandarlo a todos es más simple, pero también le pide deberes a gente que se va a caer igualmente.
P10b Recordatorio con coste de visita Pendiente Pago

Segunda parte de P10, ya en Tratos. Aquí sí aparece el dinero, y solo para quien no ha enviado nada. Quien ya mandó las fotos no recibe este mensaje ni el de cobro de T224.

Módulo
Tratos
Disparador
El trato entra en Pendiente Pago
Condición
Checkbox Documentación recibida sin marcar. Regla auto-cancelable: si el formulario llega antes del vencimiento, el mensaje no sale.
Acción
Enviar plantilla ofreciendo las dos vías: enviar la documentación, o visita con coste
Momento
+48 h tras entrar en la etapa, salvo que Fecha visita esté a menos de 48 h, en cuyo caso sale de inmediato
Después
T224 retoma su comportamiento actual y envía el mensaje de pago según la forma elegida
Estado
Plantilla nueva, pendiente de 360dialog.
El coste tiene que quedar cerrado antes de confirmar la fecha. Si un cliente agenda para mañana y el recordatorio de coste sale cuando el técnico ya va de camino, es una reclamación segura. De ahí la condición de disparo inmediato cuando la visita está cerca.
Pendiente de decidir: el importe de la visita, si se descuenta del presupuesto al contratar, y si 48 h es la ventana correcta para vuestro ciclo de agendado.
Sobre sustituir el cobro por documentación. El pago de la visita probablemente no está solo para ingresar: filtra curiosos y reduce plantones. Enviar tres fotos y medir un baño también es fricción, así que puede filtrar de forma parecida — pero quien ha pagado ya ha puesto dinero encima de la mesa, y eso pesa el día de la visita. Conviene medirlo antes de generalizarlo. Y decidid de antemano qué nivel de calidad da por buena la visita gratuita: si no, acabaréis discutiendo foto a foto.
P2 Doble seguimiento de firma Pendiente Firma

El presupuesto está enviado y firmado a medias. Dos recordatorios espaciados recuperan firmas sin presionar, siempre que el trato siga parado en la etapa.

Módulo
Tratos
Disparador
El trato entra en la etapa
Condición
Stage = Pendiente Firma. Una única regla con dos acciones programadas, auto-cancelable si el trato cambia de etapa antes de que venzan.
Acción
+4 días → pendiente_firma_contrato
+7 días → pendiente_firma_seguimiento_2
Merge
${Contactos.Nombre de Contacto}
Estado
La primera plantilla está aprobada. La segunda está redactada y pendiente de 360dialog.
Ambos mensajes deben quedarse en tono neutro. Un descuento o una frase de urgencia hace que Meta los reclasifique a Marketing, y con eso suben de precio y pasan a depender de los límites de frecuencia.
P3 Confirmación de señal recibida Señalizado

El cliente acaba de pagar una señal y entra en el silencio más largo de todo el proceso. La pregunta que llega a comercial en estos días es siempre la misma: cuándo empezáis.

Módulo
Tratos
Disparador
Creación o edición del registro
Condición
Stage = Señalizado Y opt-in marcado
Acción
Enviar plantilla WhatsApp senal_recibida
Momento
Inmediato
Estado
Plantilla redactada, pendiente de enviar a 360dialog.
P4 Aviso de inicio de obra con coordinador Obra Iniciada

Saber quién entra en casa y qué día reduce llamadas de ansiedad y reclamaciones. Es la única de las cuatro que necesita estructura nueva en el CRM.

Módulo
Obras (módulo nuevo, ya especificado en el playbook)
Disparador
Regla por fecha sobre Fecha inicio
Condición
Estado obra = En curso Y Fecha inicio = hoy
Acción
Enviar WhatsApp con el nombre del coordinador asignado, tomado del campo Coordinador
Estado
Requiere crear el módulo Obras. Plantilla por redactar.
Versión ligera si no queréis abrir módulo todavía: un campo Fecha inicio de obra en Tratos más una regla por fecha. Funciona, pero pierdes la trazabilidad del coordinador y no sirve luego para el flujo de post-venta.

Automatizaciones internas

En Perdido y Cancelada no proponemos mensajería. Un mensaje automático a alguien que acaba de caerse del proceso rara vez recupera nada y sí genera quejas. Lo que falta ahí es instrumentación.

P5 Webhooks de las etapas ciegas 5 etapas

El dashboard de Make recibe hoy 0.Nuevo, Descartado, Pendiente Pago, Visita, Presupuesto y Firmado. No recibe nada de estas cinco, así que no se puede medir ni el ratio real de contacto ni dónde se pierden los tratos.

Módulos
Posibles clientes y Tratos
Disparador
Creación o edición del registro
Condición
Una regla por etapa: Contactado, Pendiente Firma, Señalizado, Perdido y Cancelada
Acción
Activar webhook hacia Make, siguiendo el patrón de los ya existentes
Momento
Instantáneo, salvo en Tratos donde conviene el retraso de 10 minutos que ya usáis para que la función del correo del contacto se ejecute antes
Estado
Por construir. Trabajo rápido, mismo patrón que los actuales.
P6 Motivo obligatorio al perder o cancelar Perdido · Cancelada

Sin motivo fiable no se puede segmentar nada después: ni win-back, ni análisis de por qué se cae el pipeline, ni exclusión de audiencias. Es la pieza que habilita las dos fichas siguientes.

Módulo
Tratos
Disparador
Guardado del registro
Condición
Stage pasa a Perdido o Cancelada
Acción
Regla de validación que bloquea el guardado si el motivo está vacío, con el mismo patrón que se usó en Provincia (T206)
Estado
Por construir.
Ojo con el precedente de los DNI a cero: si el campo bloquea sin dar una salida razonable, comercial acabará metiendo un valor basura para poder avanzar. La lista de motivos tiene que cubrir los casos reales, incluido "otro".
P7 Exclusión de audiencias en Meta y Google Perdido · Cancelada

Hoy se sigue pagando por impactar a gente que ya se ha caído del proceso. Es dinero que sale sin ninguna posibilidad de volver.

Plataformas
Meta Ads y Google Ads
Disparador
Vista de Tratos filtrada por Stage
Acción
Alimentar una audiencia de exclusión con los tratos en Perdido y Cancelada, aprovechando la integración nativa de Google con el CRM y el mismo mecanismo de audiencias que ya usáis
Excepción
Dejar fuera de la exclusión los que tengan motivo Más adelante, que sí son recuperables
Estado
Por construir. Depende de P6.
P8 Recuperación diferida a 90 días Perdido

Único caso en que sí tiene sentido volver a escribir a un trato perdido: el que dijo explícitamente que más adelante. Replica el filtro que ya acordasteis para Descartado.

Módulo
Tratos
Disparador
Acción programada al entrar en la etapa
Condición
Stage = Perdido Y motivo = Más adelante Y opt-in marcado. Cualquier otro motivo no entra.
Acción
Enviar plantilla de reactivación
Momento
+90 días
Estado
Plantilla por redactar. Depende de P6. Categoría Marketing, con opt-in obligatorio.
P9 Aviso de trato estancado 2. Contactado

Un lead que lleva días en Contactado sin convertirse en Trato normalmente no está decidiéndose: se ha quedado sin siguiente paso agendado.

Módulo
Posibles clientes
Disparador
Regla por fecha sobre la última modificación
Condición
Fase lead = 2. Contactado sin cambios durante 7 días
Acción
Crear tarea para el propietario del registro, comprobando antes si ya existe una para no duplicar (mismo patrón que T165)
Estado
Por construir.

Orden de activación

Por impacto sobre conversión y por lo que ya está listo, no por facilidad técnica.

Primero

P2 · P5

P2 toca conversión directa y ya tiene plantilla aprobada. P5 va en paralelo: sin los webhooks activaréis mensajes sin saber qué efecto tienen.

Después

P10 · P10b · P3 · P6

P10 y P10b van juntas y no se pueden separar: activar la petición sin el recordatorio de coste deja el cobro de la visita en el aire. Necesitan además el formulario, los campos nuevos y el mapeo en la conversión. P3 en cuanto 360dialog apruebe la plantilla, y P6 en paralelo porque desbloquea todo lo de pérdidas.

Al final

P4 · P7 · P8 · P9

P4 arrastra la decisión sobre el módulo Obras. P7 y P8 dependen de que P6 lleve semanas recogiendo motivos limpios, así que no tiene sentido adelantarlas.

Antes de dar nada por activo

Blueprint no dispara igual que un cambio manual. Es exactamente lo que os pasó con T223 y obligó a cambiar el disparador de Stage a campo. Cada una de estas reglas hay que probarla moviendo un trato real por el Blueprint, no arrastrándolo a mano en el kanban. Si alguna no dispara, la salida conocida es engancharla a un campo obligatorio de la transición.
Riesgo de doble mensaje. P10 en Contactado y el saludo de conversión al pasar a 3. Trato pueden solaparse si el lead avanza rápido. Conviene revisar los dos textos juntos antes de activar. Y si un lead entra en Pendiente Pago sin haber pasado por Contactado, no habrá recibido P10: comprobad que P10b tiene sentido por sí sola en ese caso.
Sesenta días de referencia. Ninguna de estas fichas trae objetivo numérico. Los webhooks de P5 son los que os van a dar la línea base; hasta tenerla, cualquier objetivo sería inventado.
Adecua · 4Ventures · Documento de trabajo para Apps Implantadores